Fonctions principales du module

• La gestion documentaire

  Docalis permet :

• de centraliser l’ensemble de la documentation Qualité
• de définir l’architecture documentaire
• de créer et de classer les documents
• d’organiser la prise de connaissance documentaire avant la mise au poste
•  de maîtriser la communication interne grâce à la messagerie
• de maîtriser le cycle de création d’un document qualité
• de maîtriser la consultation, la diffusion et la recherche des documents qualité.

En outre, les paramétrages réalisés dans les modules de QMS On Line vont permettre de lier les documents aux différents éléments de l’organisation

Les différents types de documents

Afin de garantir cette maîtrise des flux documentaires, la traçabilité des cycles de vie des documents, leur accessibilité et leur diffusion selon les règles de Qualité en vigueur dans le laboratoire, le module Docalis s’appuie sur les principes techniques suivants :

• Les documents gérés sont centralisés sur le serveur QMS On Line
• Les documents sont toujours basés sur des modèles prédéfinis, personnalisables par le laboratoire, pour chaque type de document. Ces modèles contiennent des informations relatives au cycle de vie du document, comme le numéro de version, les intervenants,  etc…,  qui  sont  automatiquement  mises  à  jour,  et  qui apparaissent dans le cartouche et le pied de page du document.

• Ces  documents (de  même  que  les  modèles) sont  réalisés  par  l’intermédiaire d’un  éditeur  de documents (ex: logiciel Word) supporté par Docalis, qui garantit :

• La possibilité pour Docalis de mettre à jour les champs de fusion du document
• La  possibilité  pour  Docalis  de  diffuser  une  version  non  modifiable  ni  imprimable  du document, par l’intermédiaire du format pdf.

En complément de ces documents dits « sur modèle », Docalis est capable d’intégrer n’importe quel autre document du laboratoire, quel que soit son type. Ces documents, dits « fournis » parce que créés indépendamment de Docalis, sont traités autant que possible de la même manière que les documents sur modèle :

• ils sont également centralisés sur le serveur QMS On Line
• ils peuvent suivre les mêmes workflows de production et les mêmes règles de révision

Cependant, il est important de noter que ces documents ne peuvent pas intégrer de champs de données mis à jour par Docalis.