Gestion des revues

Lors de la création d’un document Docalis, vous pouvez spécifier que ce document fera l’objet d’un cycle de révision. Il vous est demandé dans ce cas de définir un responsable pour cette révision ainsi qu’une fréquence de révision, exprimée en nombre de mois.

Mes revues	Revue dont la personne est responsable
Afficher les revues en retard	Permet d’afficher les revues en retard
	Permet de sélectionner une période
	Permet de sélectionner les colonnes à faire apparaitre
	Indique que la revue du document est en retard
Echéance	Date de l’échéance de la revue
Responsable	Responsable nommé dans l’information générale du document au niveau de la gestion des revues
Titre	Titre du document concerné par la revue
Revue	Numéro de la revue en cours
Type de document	Nature du document (Procédure ou Instruction…)
Note	Symbole indiquant une note associée
Date de version	Date de création de la version actuelle du document
Date d’application	Date d’entrée en vigueur du document
Fréquence	Fréquence prévue des revues (ici toutes à 12 mois)
	Permet de visualiser la version en cours du document
	Valider : le document ne nécessite aucune mise à jour, le responsable procèdera dans ce cas à une validation simple de la révision. Le document en révision n+1 sera donc identique au document en révision n.
	Permet de changer de responsable de la revue du document (soumis au droit )
	Permet une recherche rapide
	Permet d’exporter sous format Excel la liste des revues

La première révision d’un document est programmée à compter de la date de validation d’application de la version, à laquelle est ajoutée la fréquence. Ce qui donne par exemple pour une version validée le 17 juin 2024 et une fréquence de révision de 12 mois, une première échéance de révision pour le 17 juin 2025. selon le paramétrage du délai de révision mis dans le type et modèle: https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/ le responsable de la révision recevra un message de rappel lui demandant de prévoir la révision du document avant expiration du délai.

Lorsqu’une révision arrive à échéance, le responsable de cette révision doit relire le document dans sa version applicable, et décider de la suite à donner à cette obligation de révision :

• Soit le document ne nécessite aucune mise à jour; il procèdera dans ce cas à une validation simple de la révision. Le document en révision n+1 sera donc identique au document en révision n.

• Soit le document nécessite une mise à jour majeure, qui réclamera la création d’une nouvelle version Cf § Création de la nouvelle version § D-Version du document: https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/ Le cycle de révision en cours devient dès lors caduc.

• Il est également possible de proroger une révision, c’est-à-dire de repousser sa date d’échéance. Une justification de cette action sera demandée au responsable.
• La validation d’une révision entraîne automatiquement la programmation d’un nouveau cycle de révision, dont l’échéance sera encore une fois calculée à partir de la fréquence de révision du document.