Gestion des enregistrements
Docalis : Gestion des enregistrements
Création d’un enregistrement : en premier lieu il faut impérativement créer en amont :
1- Votre Types et modèles d’enregistrement Cf https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/principes-de-la-gestion-documentaire-docalis/
2- Votre document d’enregistrement qui vous servira de modèle dans le dictionnaire Orgalia Cf https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/https://document
3– Dans dictionnaire Orgalia créer votre catégorie https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/
Puis après ces 3 étapes ajouter votre enregistrement
pour ajouter un enregistrement cliquez sur PLUS une page s’ouvre
| Nom* | Nommer l’enregistrement |
| Catégorie* | choisir la catégorie préalablement créé dans orgalia https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/ Modèle : permet d’avoir accès au modèle vierge créé dans docalis : https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/ |
| Processus* | choisir le processus préalablement créé dans orgalia https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/dictionnaire/ |
| Auteur | Permet de sélectionner l’auteur |
| Secteur | Permet de sélectionner le secteur |
| Fichier physique : | Cliquez et choisissez votre fichier : un fichier Word Excel ..ou le modèle modifié |
| date de fin | Mettre une date de fin quand l’enregistrement devra être archivé |
| Diffuser l’enregistrement | En cochant diffuser l’enregistrement cela vous donne l’ accès pour choisir les destinataires : cliquez sur Choisir les destinataires puis sélectionner les personnes ou groupe de destinataire |
| Message | Possibilité d’écrire un message |
| Générer PDF | Lorsque vous chargez le fichier cette option apparait , si vous cochez Générer PDF les utilisateurs auront le PDF uniquement, seul les administrateurs auront les deux formats (PDF et version téléchargée) |
Consultation d’un enregistrement
Vous pouvez rechercher un enregistrement par
Catégorie, Processus, Auteur, selon une période avant votre arrivée et les enregistrements arrivés à échéances, également
Vous pourrez recherche grâce à la 
par code et Nom
 | Permet de consulter de la liste des lecteurs |
 | Permet la modification de l’enregistrement |
 | permet de supprimer l’enregistrement |
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