Page d’accueil

Quand vous vous connectez à QMS On Line, en haut de la page d’accueil se trouve votre secteur courant (défini dans la liste du personnel : https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-du-personnel/) , si vous voulez changer de secteur cliquez sur la flèche, une liste déroulante vous permettra de choisir un nouveau secteur, si plusieurs secteurs vous ont été attribués .

Recherche rapide: cliquer sur en haut à droite de l’écran, la fenêtre ci dessous s’ouvre.

Taper votre recherche au niveau de la loupe, saisir au moins 3 caractères

Ex: en tapant BIO une liste s’ouvre « Voir plus » permet d’afficher la page complète contenant les lettres de votre recherche .

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Accès aux favoris

Vous avez la possibilité de créer des dossiers permettant une classification des documents Docalis par thème :

Cliquez sur l’étoile puis clichez sur une fenêtre s’ouvre, nommer votre dossier puis choisissez la couleur souhaitée

En cliquant sur la couleur on vous proposera un dégradé cliquez sur celui désiré puis « Sauver »

Le dossier sera alors créé :

Ajouter des documents aux dossiers :

Dans le module Docalis , liste des documents choisissez votre document cliquez sur l’étoile

Une fenêtre s’ouvre avec les dossiers créé en favori, choisissez le dossier concerné, puis « Sauver »

Mettre simplement un document dans « Vos documents » cliquez sur et « Sauver » le document sera affiché dans la rubrique « vos documents »

Le pictogramme en forme d’étoile devient confirmant que le document est désormais ajouté à vos favoris.

La page d’accueil vous permet d’avoir un accès rapide à différentes rubriques grâce à 4 onglets principaux : Lorsque vous retournez sur la page d’accueil, une redirection automatique vous mène directement au tableau de bord.

1-Tableau de bord

1-1 Documents applicables :

nombres de documents applicables au secteur courant en cliquant sur cet onglet vous ouvrez Docalis. Les documents sont affichés selon: le statut, la validation, le secteur

• Pour accéder à tous les documents de tous vos secteurs, décochez votre secteur courant en bleu sous le filtre
• Vous pouvez faire votre propre sélection cliquez et ensuite filtrez par statut type et secteur

Si vous voulez tous les documents par type ; sélectionner le type: Enregistrement , instructions…

Vous pouvez rechercher un document grâce à la en tapant quelques lettres de son nom ou une partie de son code QMS puis cliquez sur l’icône du document pour qu’il s’affiche

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1-2 Documents en cours :

Documents dont une action du work flow est en cours

En cliquant sur cet onglet vous ouvrez Docalis ( cf Chapitre guide QMS Docalis: https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/liste-des-documents/ ) du secteur courant , la liste des documents en cours de Workflow vous est présenté.

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1-4 Alertes:

renvoi à l’onglet des Alertes Cf § Alertes ci dessous

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1-5 Tâches planifiées – Tâches en attente:

Cliquer directement sur pour effectuer les actions correspondantes

	Clôturer l’échéance, signifie que vous avez effectué la tâche , vous pouvez insérer un document puis clôturer la tâche
	Invalider l’échéance, signifie que vous n’effectuez pas la tâche , possibilité de laisser un commentaire
	Enregistrer l’échéance: la tâche s’enregistre dans les tâches en cours Cf§ Mes tâches en cours ( ) ci dessous

1-5-1Tâches planifiées – Tâches en attente :

en cliquant sur ce pop-up Tâches planifiées – Tâches en attente un tableau s’ouvre :

L’affichage pourra être en ligne ou en calendrier

Vous pourrez voir toutes les tâches planifiées arrivant à échéance ou en retard et en sélectionnant différents onglets de ce cadre: vous pourrez affiner votre recherche

En cochant « Mes tâches » vous pourrez voir les tâches qui vous sont attribuées

En survolant une tâche, des actions apparaitront :

	Clôturer l’intervention : Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire puis clôturer l’échéance Pour le suivi cf Chapitre guide QMS https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/historique-des-interventions/
	Invalider l’intervention : Mettre un commentaire puis Invalider la tâche ,l’échéance sera supprimée du tableau . pour le suivi cf Chapitre guide QMS : https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/historique-des-interventions/
	Enregistrer l’intervention comme en cours :Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire puis enregistrer La tâche sera retrouvée dans sur la page d’accueil

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1-5-2 Mes tâches en cours ( x ): En cliquant dessus un tableau s’ouvre

en survolant la tâche vous pourrez

	Clôturer l’intervention : Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire, ainsi qu’un document (cf tâche planifiée ci dessus ) puis clôturer l’échéance
	Invalider l’intervention : Mettre un commentaire puis Invalider la tâche ,l’échéance sera supprimée du tableau et le suivi sera affichée
	Abandonner l’intervention :Un tableau s’ouvre ou vous pouvez mettre un commentaire puis cliquer sur Abandonner

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1-5-3 Saisir une intervention non planifiée : En cliquant sur ce pop-up un tableau s’ouvre :

Vous pourrez saisir la date, le type d’intervention, ce qui est concerné par l’intervention, une fenêtre de précision s’ouvrira sélectionner l’objet concerné

En cliquant sur l’historique de l’objet apparaitront tous types d’évènements enregistrer l’intervention

un tableau s’ouvre :

Vous pouvez saisir un commentaire et ajouter un document en cliquant

Enregistrer l’intervention se trouvera dans Mes tâches en cours Cf § mes tâches en cours ci dessus

ou Clôturer la tache non planifiée

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1-6 Actions Vigilia :

Visibilité sur les actions à mener qui peuvent être , corrective, curative, préventive ou action d’amélioration

1-7 Liste des messages :

reflet de votre boite mail, en cliquant sur tout voir vous serez dirigé vers votre messagerie

1–8 Actualités :

Articles en cliquant sur Voir toutes les actualités , vous aurez accès à toutes les actualités , également celles expirées en cliquant sur Afficher les actualités expirées

1-9 Fiche de production :

Liste de fiche de production à compléter , cliquer sur , la fiche s’ouvrira . Compléter la fiche, vous pouvez également , Consulter ou lier des documents à la fiche grâce à cet icône puis sauver

1-10 Actions documentaires :

Action documentaire à effectué vous concernant , si vous êtes, Auteur ,approbateur, valideur ou lecteur cf https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/actions/

1-11 Actions de lecture sur enregistrement :

Permet de lire les enregistrements en cliquant sur Lire le tableau « lecture de l’enregistrement » s’ouvre , cliquez sur l’enregistrement ou sur Consulter, cliquez sur Lu quand la lecture du document est effectué

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2- Fiche Vigilia

En cliquant sur Fiches Vigilia vous accédez aux fiches mises en exploitation sur le secteur courant . Les données suivantes apparaissent :

Les sous-menus (exemple : « non-conformité ») représentent les types de fiches paramétrés précédemment cf. chapitre QMS https://documentation.sapanet.fr/knowledge-base/conception-dune-fiche/

En cliquant sur un type ou au calepin de la ligne ,apparait la fiche lui correspondant.

La fiche ouverte représente le formulaire tel qu’il a été conçu. L’utilisateur peut remplir les différents champs (ceux qui sont obligatoires à minima représenté par un Astérix ), et a la possibilité de joindre des documents quelconques à la fiche ou un lien grâce à cet icône puis sauver puis cliquer sur soumettre la fiche . Vous pouvez ajouter des destinataires , les responsables nommés pour la fiche recevront directement un avertissement.

Mes derniers évènements : Ici sont répertoriés toutes vos fiches déclarées , vous pouvez grâce au calendrier choisir une période

	Votre fiche a été rejetée
	Votre fiche a été qualifiée
	Votre fiche est en attente de qualification

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3- Alertes (en cours de finalisation)

Sont concernées par ces alertes différents onglets de QMS: Production, Stomelia , Docalis, Vigilia

Des alertes sont générées pour les fiches non remplies, partiellement remplies ou comportant des actions déclarées non faites, pour des tâches planifiées non effectuées à la date prévue, pour des maintenances non effectuées .

Les alertes sont adressées aux référents associées ou, en l’absence de référent désigné, à toutes les personnes ayant accès au secteur.

Pour accéder au contenu de ces alertes il suffit de cliquer sur « x » alertes , un tableau s’ouvre, vous pouvez sélectionner une période grâce au calendrier cliquez sur « Uniquement mes alertes » si vous voulez avoir accès uniquement à vos alertes et/ou les alertes non acquittées .

Cliquez sur l’action à mener ou prendre juste connaissance de l’information

Cliquer sur l’alertes un tableau s’ouvre

Vous pouvez mettre un commentaire et Acquitter l’alerte

Seul les acteurs ou référents seront habilités à acquitter ces alertes .

4-Indicateurs

Les indicateurs concernent :

L’utilisation de QMS

Les alertes

Docalis sur : les workflows en retard, les documents applicables, le nombre d’enregistrements en attente de lecture, les révisions en retard, le pourcentage de documents lus.

Vigilia : nombre d’audits en cours, nombre de plans d’action en cours, nombre d’actions en cours, nombre de fiches à qualifier (graphique), nombre de fiches VIGILIA déclarées selon les catégories.

Stomélia : le nombre de mises au rebut et le coût

En bas à droite de l’écran cette image montre :

Nom de l’utilisateur : « GENTY Rachelle ».

statut : « Administrateur ».

L’icône « Profil » et « Vos paramètres », sont des options pour accéder ou modifier les informations du compte de l’utilisateur.

Cliquez sur « vos paramètres  » une page s’ouvre ainsi vous pouvez modifier les informations et sauver avant de fermer la page

Cliquez sur mot de passe pour accéder à la modification du mot de passe

Le bouton rouge en bas avec l’étiquette « Se déconnecter », sert à se déconnecter du compte.